Forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor


Dette er utarbeidet som en veiledning for bedriftens regnskapsfører og revisor. Her forklares hva VisBook gjør og hva dere kan forvente av rapporter til regnskap.

NB NB !!!
VisBook AS tar ikke noe ansvar for riktigheten i regnskapsrapportene hvis instruksene ikke er fulgt !

Instruks for daglig leder eller den som er bemyndiget. [ Les mer.... ]

Instruks for resepsjonsvakt. [ Les mer.... ]

Instruks for kassatelling. [ Les mer.... ]

Instruks / prosedyre ved regnskapsrapportering. [ Les mer.... ]


Regnskapsloven, se § 5-2-7 om Forskuddfakturering . [ Les mer.... ]

Mva og formidlingstjenester  [ Les mer.... ]

Forskrift om bokføring, Kapitel 7. Oppbevaring. [ Les mer.... ] 

Kapittel 4. Grunnleggende regnskapsprinsipper og god regnskapsskikk [ Les mer....]

Håndbok i regnskap og økonomistyring med kontoplan utarbeidet av NHO reiseliv [ Les mer... ]




VisBook, bookingsystem for hotell, camping, hytteutleie, kjeder, destinasjonsselskap, bookingselskap og internettportaler

Forklarer her i 4 punkt:

Punkt 1 Generelt om VisBook
Punkt 2 Funksjoner
Punkt 3 Forklaring på periodisering av omsetning og statuser i VisBook
Punkt 4 Kassatelling, kontroll og regnskapsrapportering


Punkt 1

Generelt om VisBook:

VisBook leveres med databasen på Internett.

VisBook leveres som flerbruker og 3 bookingprogram blir tilgjengelig mot samme database:

1. VisBook Windows klient, Booking og administrasjon for reiselivsbedriften

2. VisBook Java klient, Salgsprogram for selgere og operatører

3. VisBook Guest, Booking på bedriftens WEB sider for publikum

Bedriftens regnskapsfører kan også få tilgang til bedriftens regnskapsdata direkte om ønskelig

Tilgjengelig på 3 språk Verden rundt - Døgnet rundt


Punkt 2

Funksjoner:
* Booking av overnatting
* Booking av aktiviteter, konferanser (timebooking)
* Datakasse for varesalg, restaurant og bar
* Fakturering med reskontro og purrerutiner. Reskontro i sin helhet i VisBook
* Kassatelling / kontroll
* Regnskapsrapportering
* Kommisjonssalg med oppgjørslister for oppgjør mellom huseier og reiselivsbedriften.
* Oppgjørslister mellom reiselivsbedrift og eksterne selgere
* Statistikk, SSB, gjeste/romdøgn og beleggsprosent
* CRM, Kundeoppfølging med fletting av brev til MS Word og e-post


VisBook bygger på bedriftens kontoplan og overnatting, aktiviteter, varesalg, betalingsmetoder og reskontro blir tildelt sine kontonummer fra denne kontoplan. VisBook balanserer Debet og Kredit, det kan ikke tilføres omsetning uten at det er et oppgjør eller at beløpet står i reskontro. Det kan heller ikke tilføres oppgjør uten at det relaterer seg til en omsetning.

· Overnatting kommer i Posteringslista pr. booket overnattingsdøgn og starter på ankomstdag
· Aktiviteter kommer i Posteringslista pr. booket dag.
· Varesalg kommer i Posteringslista på valgt varesalgsdag
· Oppgjør kommer i Posteringslista på valgt oppgjørsdag.

I VisBook rapporteres omsetning til posteringsliste i henhold til omsetningstidspunkt / dato og ikke ordre / faktura.
Oppgjøret rapporteres til posteringslista på ordre/faktura nivå og oppgjørsdag.
Reskontrolista ( Saldoliste kunder )  balanserer omsetning og oppgjør i forhold til omsetningstidspunkt og oppgjørstidspunkt på en ordre/faktura.

Kundereskontro / Saldoliste kunder
Innbetaling etter avreise ( på etterskudd / Fakturering ) kommer på reskontrolista Debet fordi betalingsdato er etter omsetningsdato.
Innbetaling på forskudd kommer på reskontrolista Kredit fordi betalingsdato er før omsetningsdato.

Eks 1).
En ordre med overnatting fra 28/1 med avreise 2/2, varesalg den 29/1 og oppgjør ved ankomst.
På posteringslista for januar kommer:
Overnatting for dagene 28, 29, 30 og 31. januar
Varesalget
Oppgjøret.

På Posteringslista for februar kommer:
Overnatting fra 1 til 2. februar.

På reskontroliste pr. 31. januar vil overnattingsdøgnet i februar komme Kredit ( forskuddbetalt ).
 
Eks 2).
En ordre med overnatting fra 28/1 med avreise 2/2, varesalg den 29/1 og oppgjør ved avreise.
På posteringslista for januar kommer:
Overnatting for dagene 28, 29, 30 og 31. januar
Varesalget


På Posteringslista for februar kommer
Oppgjøret
Overnatting fra 1 til 2. februar

På Reskontroliste pr 31. januar vil overnattingsdøgnene for januar og varesalget komme Debet ( utestående ).

I VisBook blir alle regnskapsdata gjeldene det som er booket gjenom systemet oppbevart i henhold til
Forskrift om bokføring, Kapitel 7. Oppbevaring. [ Les mer... ]
 


En ordre kan i VisBook ha 4 statuser.

Bestilt. Ved booking får ordren et ordrenummer, omsetningen kommer på posteringslisten i henhold til omsetningstidspunkt og oppgjøret til reskontro. Ordren står i status bestilt

Fakturert. Ved fakturering får ordren i tillegg et fakturanummer. Er nå i oppfølgingssystemet og kommer på purreliste etter forfall hvis gjesten ikke betaler. Ordren står i status Fakturert.

Betalt. Når gjesten betaler settes ordren/fakturaen til status betalt og oppgjøret flyttes automatisk ut av reskontro og inn på valgte oppgjørskonto.

Avbestilt. Ved at en ordre/ faktura settes i status avbestilt fjernes omsetningen automatisk fra posteringslista og oppgjøret fjernes fra oppgjørskonti eller reskontro. Avbestilling av en ordre/faktura kan kun gjøres i mnd. som ikke er regnskapsavsluttet. Ordrenummer og eventuelt fakturanummer blir stående i status Avbestilt og alle avbestilte ordrer ligger i ordrenummer / fakturanummerrekkefølgen og kan søkes fram for kontroll.



Punkt 4

Kassatelling, kontroll og regnskapsrapportering.

For at posteringslista skal være riktig er det avgjørende at det etter hver vakt blir gjennomført kassatelling/ kontroll. Det vil si at resepsjonisten legger inn kontrollsummer for hver betalingsmåte og korrigerer / retter eventuelle feil. Instruksen for kassatelling begynner slik: ”Avstem bankterminaler og summer utkvitterte giroer siden forrige kassatelling og legg inn kontrollsum på hver betalingsmåte.” Alle betalingsmåter til bank må stemme før vakta får legge inn kontrollsummer for kontant hvis ikke får ikke vakta gjennomført kassatelling. Dermed avstemmes banken hva inntekter gjelder etter hver vakt. Med integrerte betalingsterminaler vil avstemming skje automatisk ved kassatelling i VisBook.
Z- rapport i VisBook heter Bilagsliste kassaoppgjør som dere finner under Kassaoppgjør og Bilagsliste kassaoppgjør.
I listen Kassaoppgjørsliste ( velg Kassaoppgjør og Kassaoppgjørsliste ) ligger hvert kassaoppgjør sortert pr måned. Detaljen for hvert oppgjør finnes i Bilagsliste kassaoppgjør.
Alle lister knyttet til kassaoppgjør ligger lagret i VisBook.
Skatteetatens krav [ Les mer...]
Instruks for kassatelling [ Les mer....  ]


Prosedyre ved regnskapsrapportering  [ Les mer... ]


Regnskapsbilagene og hvordan de skal føres

Posteringsliste viser tilført til hver konto, kundefordringer/reskontro, oppgjør og omsetning denne måned.
Beløpene føres inn i regnskapet på anvist konto debet/kredit slik Posteringslista viser.
Det er kun Posteringslista som skal føres inn i regnskapet. Kontoutskrift og Reskontrolista er underbilag.

Ved avstemming av bankkonto, husk at ved bruk av Visa og andre betalingskort unntatt Norske bankkort vil provisjon bli fratrukket beløpet inn i bank på hver transaksjon. Det vil også være en forskyvning i tid. Dette tar ikke VisBook  hensyn til.

Differanse mellom innbetalt via Visa og andre betalingskort, unntatt Norske bankkort, er provisjon til kortselskapene. Differansen her skal utgiftsføres som gebyr.

Opprett derfor egne kontonummer på hvert betalingskort for å få kontroll på deling av innbetalt til bank og det som skal til utgiftskonto.

Regnskapsfører skal da føre en og en Visa og andre betalingskort unntatt Norske bankkort, etter hvert som de kommer inn, ut av kortkontoene i regnskapet og inn på bank. Det som skal på bank føres inn på konto bank, og gebyret føres inn på konto for gebyr. Sett dato i regnskapet for dette bilaget til dato for beløpet inn i bank.

Kontoutskrift er en hovedboksutskrift / kontoutskrift for Posteringslista med alle innbetalinger kontant, bank og øvrige kort for perioden og omsetning pr. dag. Denne rapporten skal legges bak Posteringslista. Bak kontoutskriften legges BBS bilag som er utkvittert i VisBook denne måneden.

Bank og BBS bilag som er kvittert betalt i VisBook ( gjesten betaler en ordre via giro, ) skal ikke føres en og en inn i regnskapet. Summen av disse er med i posteringslista og blir ført som en sum inn i hovedboka for denne måneden.



Reskontrolisten er gjennomgående og viser utestående og forskuddsinnbetalinger tom. siste dag i utsøkte måned pr kunde/gjest. Reskontrolista skal ikke føres, bare ligge med i bilagene for å visualisere hvilke fakturaer som er utestående eller forskuddsbetalt tom. siste dag i utsøkte måned. Listen blir automatisk oppdatert etter hvert som fakturaene blir betalt og når vi kommer til omsetningsmåneden for overnatting, aktiviteter og varer som er forskuddsinnbetalt. Denne lista legges bak Kontoutskrift og BBS bilag.
Sum saldo i reskontroliste skal stemme med kundereskontro i regnskapet.

Er Instruksene fulgt og banken stemmer og det er differanse mellom summen i reskontrolista fra VisBook og regnskapets reskontro, ta kontakt med VisBook AS

Regnskapsbilagene og hvordan de skal føres Les mer